Order Management Hub: από το Excel σε ένα σύστημα για παραγγελίες, προμηθευτές και αποθήκη

E-shop σε PrestaShop, με 70–100 παραγγελίες την ημέρα, δεκάδες προμηθευτές, 7 πωλητές που διαχειρίζονται ο καθένας τους δικούς του προμηθευτές, και πωλήσεις και μέσω Skroutz.

Κάθε παραγγελία αντιγραφόταν σε Excel. Οι πωλητές έστελναν email σε κάθε προμηθευτή με το χέρι, οι λίστες picking γράφονταν σε χαρτί και η κατάσταση άλλαζε στο e-shop μία-μία.

Με τον όγκο να ανεβαίνει, τα λάθη ανέβαιναν μαζί του: παραγγελίες που δεν έφευγαν πριν κλείσει ο προμηθευτής, προϊόντα που δεν ήξερε κανείς σε ποιον προμηθευτή ανήκουν, και πελάτες που περίμεναν χωρίς ενημέρωση.

Χτίσαμε ένα κεντρικό σύστημα που δεν αντικαθιστά κανένα από τα εργαλεία της επιχείρησης· τα ενώνει.

Παραγγελίες σε πραγματικό χρόνο

Κάθε νέα παραγγελία έρχεται αυτόματα από το PrestaShop, με όλες τις γραμμές της. Κάθε γραμμή αντιστοιχίζεται στον προμηθευτή της. Ό,τι δεν έχει προμηθευτή εμφανίζεται ξεχωριστά για να αντιστοιχιστεί, ώστε να μη χάνεται τίποτα.

Προμηθευτές χωρίς email με το χέρι

Το σύστημα ομαδοποιεί τις γραμμές ανά προμηθευτή και φτιάχνει το email της παραγγελίας από έτοιμο template. Κάθε προμηθευτής έχει τη δική του ώρα cutoff, και το dashboard δείχνει ποιος είναι εντάξει, ποιος κλείνει σύντομα και ποιος πέρασε.

Αποθήκη, picking και έλεγχος

Ό,τι υπάρχει στην αποθήκη πάει κατευθείαν για picking· ό,τι λείπει πάει «Προς παραγγελία». Η αποθήκη καταγράφει τις παραλαβές, ο picker κάνει tick ανά τεμάχιο, και η παραγγελία περνά από έλεγχο πριν φύγει. Η κατάσταση ενημερώνεται μόνη της στο e-shop.

Αυτόματη ενημέρωση πελάτη σε κάθε αλλαγή κατάστασης και αναφορές απόδοσης ανά προμηθευτή.